Wie können wir die Bearbeitung von Protokollen vereinfachen?
Wer kennt es nicht, wieder mal ein Meeting oder Kundengespräch und es heißt „Protokoll schreiben“.
Genau das dachten wir uns auch!
„Also, tauchen wir ein in die spannenden Details des heutigen Protokolls!“
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Ein Protokoll enthält üblicherweise folgende Elemente:
- Kopfzeile mit Angaben zu Datum, Ort, Teilnehmern.
- Um was geht das Gespräch und welche Themen sollen besprochen werden ?
- Wie ist der Projektstatus? Wurde bereits eine Entscheidung getroffen, oder muss noch etwas abgeändert werden?
Ziel ist es, eine klare Übersicht zu geben, sodass die Inhalte auch später nachvollziehbar sind.
Um den Prozess zu vereinfachen, nutzen wir KI.
Zunächst wird ein Aufnahmegerät verwendet, um alle Inhalte des Gesprächs festzuhalten. Die digitale Audiodatei lassen wir dann von einer KI in Textform umwandeln, also transkribieren. Der Rohtext und die relevanten Informationen werden anschließend mit einer anderen KI zu kompakten Notizen zusammengefasst.
Diese Notizen gleichen wir mit unseren eigenen ab. Dabei darf das Vier-Augen-Prinzip nicht fehlen, um Fehler zu erkennen und sich mit den Teilnehmern auszutauschen. Zum Schluss wird das Dokument zur Freigabe oder Korrektur an den Gesprächspartner übermittelt.
Auf diese Weise sparen wir Zeit bei der Protokollerstellung, was auch dem Kunden zugutekommt, da es Kosten reduziert!
Ausstattung für Tonaufnahmen
2. Wichtig ist es die Ausrüstung zu überprüfen.
- Aufnahmegerät aufgeladen ?
- funktioniert das Mikrofon korrekt?
- ggf. Testaufnahme machen
Aufnahmegerät einschalten und alle die im Gespräch mitbeteilt sind vorstellen, wie hier.
- Sprecher 1,2,3… und dann seinen Namen
- Das Gespräch kann danach wie gewohnt verlaufen, während das Aufnahmegerät weiter läuft und alles aufnimmt.
- Zum Ende des Meetings sich verabschieden
Den Tonarm fest im Griff? 😉
3. Bearbeitung der Audioaufnahme
Natürlich muss die Audioaufnahme jetzt sozusagen aufs Papier gebracht werden, und hier kommt eine KI ins Spiel.
- Die Aufnahme wird in Zeitabschnitte aufgeteilt und in ein KI-Tool geladen.
- Die KI analysiert den gesprochenen Text und transkribiert ihn.
- Dann erhalten wir einen Text-Output, der den Gesprächsverlauf abbildet.
- Wir unterteilen das Gespräch in Absätze, basierend auf Sprecherwechseln. Dabei notieren wir uns wichtige Themenwechsel, Fragen und Antworten.
- Der transkribierte Text wird in ein weiteres KI-Tool geladen. Dieses wird die zentralen Inhalte erkennen und eine kurze Zusammenfassung erstellen.
- Die Zusammenfassung wird vom Protokollführer geprüft und ergänzt oder korrigiert.
- Die übrigen Gesprächsteilnehmer erhalten das Protokoll zur Prüfung und Freigabe.
Unser 4-Spur-Aufnahmegerät, welches auch bei professionellen Tonaufnahmen zum Einsatz kommt
4. Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit der Geräte
Natürlich könnte man auch sein Handy verwenden und auf Aufnahme klicken. Bei der Qualität der Aufnahme machen wir aber keine Kompromisse – wir sind schließlich keine Fans von ‚Passt schon‘ Ergebnissen.
Positive Aspekte des Tonaufnahmegeräts:
- Höhere Audioqualität
- Bessere Rauschunterdrückung
- Längere Batterielaufzeit
- Mehr Speicherplatz
- Unabhängigkeit von Apps
- Formate und Kompatibilität
- Robustheit und Zuverlässigkeit
KI am Computer
5. Das arbeiten mit der KI
Zusammenfassend halten wir fest, dass das freudige Erstellen eines Protokolls mit Hilfe von KI flüssiger und einfacher von der Hand geht. Allerdings nimmt die KI bis dato nur Arbeitsschritte ab – blind auf sie verlassen kann man sich noch(!) nicht.
Vorteile:
- Zeitersparnis
- Genauigkeit
- Automatische Zusammenfassungen
- Sprachverarbeitung (KI-Systeme verstehen verschiedene Sprachen und können auch Dialekte oder Akzente verarbeiten)
Herausforderungen:
- Datenschutz: Es muss sichergestellt werden, dass vertrauliche Informationen geschützt werden.
- Fehlinterpretationen: Trotz fortschrittlicher Technologie kann es zu Fehlern bei der Interpretation komplexer Sachverhalte kommen.
- Technik: Zur Nutzung der Geräte ist technisches Know-How und ein wenig Aufwand vorausgesetzt.
- Moral: Der Umgang mit sensiblen Daten muss ethisch und verantwortungsbewusst erfolgen.
Feedback:
Insgesamt hilft KI bei der Protokollierung, indem sie Prozesse automatisiert, dadurch sparen wir uns Zeit, was wiederum Geld für den Kunden spart!
Jedoch sind menschliche Überprüfungen oft weiterhin notwendig und wichtig!
