Alles richtig machen beim nächsten Event
– Die Finessen der Eventplanung
Jeder hat schonmal eine größere Familienfeier geplant, ob das nun Hochzeiten, Geburtstage oder Familientreffen waren. Vorab müssen aber einige Fragen geklärt werden.
Wie viele Gäste kommen? Wo findet die Feier statt? Welches Unterhaltungsprogramm passt am besten?
Bereits dort kann einem das mit all den Details zu Kopf steigen. Nicht ohne Grund gibt es immer mehr professionelle Hochzeitsplaner, die den Überblick behalten und sichern, dass alles glattläuft.
Doch bei Firmenevents und öffentlichen Veranstaltungen kommen noch mehr Fragen und organisatorische Herausforderungen auf. Neben Bühnentechnik, der Dekoration, Ausstattung und dem Personal muss noch dazu an Versicherungen, Lizenzen, Marketing und Genehmigungen gedacht werden.
Um auf der sicheren Seite zu sein, muss das Event natürlich versichert sein. Besonders wichtig ist dabei die Veranstaltungshaftpflichtversicherung. Diese Art von Versicherung deckt eine große Reihe an Schäden ab, wie z.B. Vermögens- und Mietsachschäden, aber auch das Zubereiten und Ausgeben von Essen, Sanitäranlagen und der Auf- und Abbau von Veranstaltungstechnik sind dort oft mit abgesichert.
Trotzdem sollten auch Unfallversicherungen, Ausfallversicherungen oder Veranstaltungstechnikversicherungen auf der Liste stehen.
Hier lohnt es sich also, sich gut zu informieren, dass man optimal abgesichert ist.
Versicherungen schützen aber bekanntlich „nur“ vor finanziellen Schäden. Dass den Gästen auf eurer Veranstaltung nichts passiert, müssen deshalb natürlich Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Neben Brandschutz, braucht man in der heutigen Zeit auch ein gut durchdachtes Hygienekonzept. Beim Brandschutz sollte neben den baulichen Voraussetzungen auch die Flucht und Rettungswege bedacht werden. Dabei muss auch besonderes Augenmerk auf die Dekorationen gelegt werden. Verhindern diese die Sicht auf Rettungszeichen oder Sicherheitsbeleuchtung?
Sollen Musiker auftreten oder wird auch nur Musik abgespielt muss natürlich an die Lizenz dieser gedacht werden. Darum kümmert sich die GEMA, bei der Künstler registriert sind, und die dafür sorgt, dass diese gerecht entlohnt werden.
Auch hier werden für euch Abgaben fällig, die sich aber nicht – wie sich vermuten lässt – nach der Anzahl der Zuhörer richten, sondern nach der beschallten Fläche!
An jede Fläche, auf der Personen, die die Musik hören, stehen und laufen können, muss gedacht werden. Das beinhaltet auch die Flucht- und Rettungswege! Bei der Berechnung der GEMA-Gebühren solltet ihr also unbedingt darauf aufpassen.
Außerdem richten sich die anfallenden Kosten auch danach, ob ihr Eintrittsgeld verlangt, ob Live-Musik oder Musik von Tonträgern gespielt wird, wann diese Musik gespielt wird und ob das Event in einem geschlossenen Raum oder draußen stattfindet.
Es gibt also eine Menge zu beachten bei der Planung und Umsetzung eines professionellen Events. Plant ihr mit eurer Firma so eine Veranstaltung alleine kann das viel Zeit und Nerven kosten, aber wie auch bei Hochzeiten gibt es zum Glück Profis, die sich damit auskennen. Dass nichts vergessen wird und an alles gedacht ist, könnt ihr euch bei Agenturen helfen lassen.
Wir kennen nämlich all die versteckten Stolpersteine und stehen unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite.
